Cách Doanh Nghiệp Chuẩn Bị Hồ Sơ Kế Toán Trước Khi Bị Thanh Tra Thuế

Thanh tra thuế là gì? Khi nào doanh nghiệp dễ bị thanh tra?

Thanh tra, kiểm tra thuế là hoạt động của cơ quan thuế nhằm:

• Đối chiếu số liệu kế toán – thuế của doanh nghiệp
• Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
• Xác định nghĩa vụ thuế có kê khai đúng và đủ hay không

Những dấu hiệu khiến doanh nghiệp dễ bị thanh tra:

• Doanh thu, chi phí biến động bất thường qua các năm
• Khai lỗ liên tục nhưng vẫn mở rộng kinh doanh
• Hoàn thuế GTGT với số tiền lớn
• Sử dụng nhiều hóa đơn đầu vào từ các doanh nghiệp “rủi ro cao”
• Thường xuyên điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế

👉 Nếu doanh nghiệp rơi vào các nhóm trên, việc chuẩn bị hồ sơ kế toán từ sớm là cực kỳ quan trọng.

Danh sách hồ sơ kế toán cần chuẩn bị trước khi thanh tra thuế

Trước khi cơ quan thuế xuống làm việc, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và chuẩn bị đầy đủ các nhóm hồ sơ sau:

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ công ty
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng (nếu có)
• Hợp đồng thuê trụ sở, văn phòng (nếu có)

Hồ sơ kế toán – sổ sách

• Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền – chi tiền
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

👉 Lưu ý: Số liệu giữa sổ sách kế toán và báo cáo tài chính phải khớp nhau.

• Hồ sơ thuế
• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý
• Tờ khai thuế TNCN
• Quyết toán thuế TNDN
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Biên lai nộp thuế, chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Hóa đơn, chứng từ

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra
• Hợp đồng kinh tế
• Phiếu thu, phiếu chi
• Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
• Chứng từ liên quan đến chi phí (lương, thuê ngoài, tiếp khách, công tác phí…)

Những lỗi kế toán phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế

Trước khi bị thanh tra, doanh nghiệp nên tự kiểm tra các lỗi sau:

Chi phí không đủ điều kiện hợp lệ

• Không có hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán
• Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trên mức quy định
• Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Hạch toán sai doanh thu – chi phí

• Ghi nhận thiếu doanh thu
• Đẩy chi phí không hợp lý để giảm thuế
• Hạch toán nhầm kỳ kế toán

Hóa đơn “rủi ro”

• Hóa đơn từ công ty bỏ trốn
• Hóa đơn không đúng nội dung giao dịch
• Hóa đơn xuất sai thời điểm

👉 Đây là những lỗi rất dễ bị cơ quan thuế “soi” và xử phạt nặng.

Quy trình chuẩn bị hồ sơ kế toán trước khi thanh tra thuế (Checklist 6 bước)

Bước 1: Rà soát tổng thể sổ sách kế toán

• Đối chiếu số liệu giữa:
• Sổ kế toán
• Báo cáo tài chính
• Tờ khai thuế

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chi phí

Loại bỏ hoặc điều chỉnh các khoản chi:

• Không có chứng từ hợp lệ
• Không phục vụ hoạt động kinh doanh

Bước 3: Soát xét hóa đơn đầu vào – đầu ra

• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn
• Đối chiếu với hợp đồng, biên bản nghiệm thu

Bước 4: Chuẩn bị giải trình số liệu bất thường

• Doanh thu tăng/giảm đột biến
• Lỗ nhiều năm liên tiếp
• Hoàn thuế GTGT

Bước 5: Sắp xếp hồ sơ khoa học

• Phân loại theo từng năm
• Lưu trữ theo từng sắc thuế
• Đánh dấu các bộ hồ sơ quan trọng

Bước 6: Nhờ đơn vị kế toán – kiểm toán rà soát trước

Việc nhờ chuyên gia rà soát giúp:

• Phát hiện sớm rủi ro
• Tư vấn cách điều chỉnh hợp pháp
• Chuẩn bị phương án giải trình với cơ quan thuế

Doanh nghiệp có nên thuê dịch vụ kế toán – kiểm toán hỗ trợ khi thanh tra thuế?

Câu trả lời là NÊN, đặc biệt với:

• Doanh nghiệp nhỏ, không có kế toán trưởng
• Doanh nghiệp từng bị sai sót nhiều năm
• Doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế hoặc thanh tra lớn

Lợi ích khi thuê dịch vụ chuyên nghiệp:

• Rà soát toàn bộ hồ sơ kế toán – thuế
• Hạn chế rủi ro bị phạt và truy thu
• Hỗ trợ làm việc, giải trình với cơ quan thuế
• Tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp

Một số lưu ý quan trọng khi làm việc với đoàn thanh tra thuế

• Không giấu hồ sơ, không cung cấp thông tin sai sự thật
• Chỉ cung cấp tài liệu khi có yêu cầu chính thức
• Ghi nhận đầy đủ biên bản làm việc
• Không tự ý điều chỉnh số liệu khi chưa có tư vấn chuyên môn

Việc chuẩn bị hồ sơ kế toán trước khi bị thanh tra thuế không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu, xử phạt, mà còn giúp quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra nhanh chóng, minh bạch và ít áp lực hơn. Doanh nghiệp càng chuẩn bị sớm, càng chủ động thì càng tránh được những “cú sốc” tài chính không đáng có.

👉 Nếu doanh nghiệp của bạn đang lo lắng về hồ sơ kế toán – thuế hoặc sắp có quyết định thanh tra, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán – kiểm toán chuyên nghiệp để được rà soát và hỗ trợ trọn gói.

Đây chính là giải pháp an toàn giúp bạn yên tâm tập trung phát triển kinh doanh.