Chữ ký số (token) là gì? Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số?

Chữ ký số (token) là gì?

Khái niệm chữ ký số

Có nhiều định nghĩa về token, tuy nhiên thì nếu nhìn dưới góc độ là doanh nghiệp thì chữ ký số / chứng thư số / token điện tử là thiết bị chứ tất cả thông tin của doanh nghiệp, dữ liệu này được mã hóa hoàn toàn và được dùng để ký thay chữ ký trên những văn bản, tài liệu số trong giao dịch điện tử hoặc qua internet.

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số: "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi dữ liệu được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong một cặp khóa.

Sự toàn vẹn nội dung của dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi trên.

Chữ ký số được chia thành 2 phần chính:

+ Phần cứng - ngoại hình giống USB (hay còn gọi là USB token), được bảo mật thông qua mật khẩu hay mã PIN.

+ Chứng thư số là một phần không thể tách rời của chữ ký số, trong đó bao gồm tất cả dữ liệu của doanh nghiệp được mã hóa.

Chữ ký số và chứng thư số có giống nhau không?

Chứng thư số là một phần mã hóa của chữ ký số, bên trong bao gồm các thông tin định danh của một cá nhân hoặc tổ chức là người sử dụng chữ ký số.

Nội dung chứng thư trong chữ ký số thường gồm các thông tin:
 

Chữ ký số được dùng làm gì?

Chữ ký số thường sử dụng để kê khai nộp thuế online; kê khai hải quan điện tử; thực hiện các giao dịch ngân hàng, giao dịch chứng khoán điện tử; kê khai BHXH điện tử; ký các hóa đơn điện tử,... mà cá nhân không cần in các tờ khai, ký tên và đóng dấu.

Các cá nhân hoặc tổ chức có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng với đối tác, khách hàng trực tuyến mà không cần gặp mặt, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số:

- Chữ ký số điện tử là thiết bị có khả năng đảm bảo an toàn cao, đảm bảo chính xác và có thể bảo mật được toàn vẹn dữ liệu.

- Những hồ sơ trực tuyến sau khi ký cũng sẽ được công nhận về mặt pháp lý, tương đương với các hồ sơ bản cứng (hồ sơ được in ra giấy và có chữ ký của người có thẩm quyền kèm theo con dấu của doanh nghiệp). Vì vậy mà đây có thể xem là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm của các nội dung đã ký, giúp các bên liên quan trong hợp đồng có thể yên tâm hơn khi giao dịch online.

- Ngoài ra thì khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều thời gian đi lại, in ấn hay chờ đợi. Việc trao đổi dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, các hợp đồng, hồ sơ có thể được ký kết ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào.

Với chữ ký số, doanh nghiệp không phải in ấn, lưu trữ các tài liệu giấy. Tổ chức có thể thực hiện điện tử hóa các chứng từ, tài liệu trong kinh doanh như: hợp đồng, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị,...

Mua chữ ký số ở đâu? Giá bao nhiêu?

Nhiều cá nhân khi mới thành lập doanh nghiệp chưa biết phải mua chữ ký số ở nhà cung cấp nào? Hiện nay có tới hơn 15 tổ chức đang được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số, trong đó có thể kể đến: VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA,... Tất cả các chữ ký số đều có tính năng như nhau, nhà cung cấp nào cũng đều tốt cả, quan trọng là doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp dịch vụ (còn gọi là đại lý/CTV) tốt. Có 2 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn đại lý chữ ký số:

- Giá chữ ký số: Hiện nay trên thị trường có nhiều đại lý cạnh trạnh không lành mạnh, khi bán chữ ký số cho doanh nghiệp với giá thấp hơn so với các đơn vị khác và thường có kèm theo các ưu đãi khác như tặng kèm 300 số hóa đơn, phần mềm BHXH. Tuy nhiên để sử dụng những khuyến mãi kèm theo này thì doanh nghiệp cần chi trả thêm các chi phí như: Chi phí khởi tạo, cài đặt... Vì vậy khi mua hoặc lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số cần lưu ý:

+ Giá bán có bao gồm VAT không?

+ Sau khi mua có cần trả thêm các chi phí khác như: cài đặt, hướng dẫn sử dụng không?

+ Mức giá cuối cùng doanh nghiệp cần phải thanh toán?

+ Giá thành toán có kèm khuyến mãi không?

+ Giá gia hạn chữ ký số là bao nhiêu?

Với dịch vụ hỗ trợ sau bán: Thông thường vào các dịp cuối mỗi quý, cuối năm thì quá trình kê khai thuế, nộp thuế, hải quan điện tử,... thường hay xảy ra lỗi, những đại lý / CTV bán chữ ký số có nghiệp vụ tốt và nhiệt tình sẽ hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ kế toán, TAF đã làm việc với rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, theo đánh giá của TAF thì Viettel-CA (chữ ký số Viettel) là đang là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín nhất hiện nay, dù giá thành cao hơn một số nhà cung cấp khác như token của Viettel có độ ổn định cao và được bảo mật tốt, ngoài ra trong quá trình sử dụng nếu có phát sinh vấn đề thì Viettel cũng hỗ trợ xử lý rất nhanh.

Trên đây là những thông tin cần biết về chữ ký số, nếu như doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn các vấn đề liên quan đến kế toán, pháp lý doanh nghiệp hoặc cần tư vấn dịch vụ thành lập công ty mua chữ ký số, sử dụng dịch vụ chữ ký số,... thì vui lòng liên hệ với TAF để được hỗ trợ.

Câu hỏi thường gặp về chữ ký số

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số còn gọi là token điện tử - là thiết bị được mã hóa dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, sử dụng trong trường hợp cá nhân, tổ chức muốn ký các văn bản, tài liệu trong giao dịch điện tử hoặc qua môi trường internet. Nói cách khác thì chữ ký số giống như một chữ ký điện tử, có thể thay thế chữ ký của cá nhân cũng như con dấu của doanh nghiệp, chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý.

2. Chữ ký số được dùng làm gì?

Chữ ký số có thể sử dụng để kê khai thuế trực tuyến, kê khai hải quan, thực hiện các giao dịch ngân hàng điện tử, kê khai BHXH điện tử, ký hợp đồng trực tuyến với đối tác, khách hàng sau đó gửi qua email.

3. Chữ ký số chứa thông tin gì?

Trong chữ ký số thường sẽ có các thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số, thông tin của công ty như MST, tên doanh nghiệp,... và các thông tin khác như số hiệu của chứng thư số, thời hạn hiệu lựa và khóa công khai,...

4. Dùng chữ ký số có đảm bảo an toàn không?

Khi sử dụng chữ ký số thì doanh nghiệp có thể hoàn toan an tâm vì đây là thiết kế được đảm bảo an toàn và chính xác, có khả năng bảo mật cao và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, đây cũng là bằng chứng chống các bên chối bỏ trách nhiệm với hợp đồng đã ký, cá nhân hay doanh nghiệp có thể an tâm khi giao dịch online.

5. Mua chữ ký số ở đâu tốt?

Có nhiều đại lý cung cấp dịch vụ chữ ký số như: VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL,... Các đơn vị này đều được cấp phép để cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.