Thủ tục thành lập công ty - Các bước chuẩn bị và nộp hồ sơ

Hồ sơ thành lập công ty

Dù bạn chọn thành lập loại hình công ty nào (TNHH hay cổ phần, hoặc một loại hình khác) thì đều ó 2 cách để thực hiện: nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận và xử lý hoặc nộp online. Hiện tại thì ở TPHCM và Hà Nội chỉ nhận hồ sơ thành lập công ty qua hình thức nộp online.

Theo Luật Doanh Nghiệp 2020 thì hồ sơ để cá nhân đăng ký thành lập công ty sẽ bao gồm:

- Điều lệ công ty;

- Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;

- Danh sách cổ đông (đối với Công ty cổ phần);

- Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên);

- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật);

- Bản sao có công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu (không quá 06 tháng) của các thành viên, đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Nếu bạn muốn thành lập công ty nhanh chóng, không mất thời gian chuẩn bị hồ sơ và hoàn thành thủ tục, tham khảo ngay Dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại TAF.

Thủ tục và quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp

1. Nộp hồ sơ thành lập công ty ở đâu?

Tuy có 2 hình thức nộp hồ sơ và là nộp trực tiếp và nộp online, nhưng tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hà Nội,... thì chỉ áp dụng hình thức nộp trực tuyến, vì vậy để đảm bảo thực hiện đúng quy trình và thủ tục thì bạn cần xác nhận hình thức nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp với cơ quan đăng ký ở tỉnh, thành nơi bạn muốn mở công ty.

2. 5 bước thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp trực tuyến

Dưới đây là 5 bước để thực hiện đăng ký doanh nghiệp trực tuyến:

- Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia (Nếu chưa có tài khoản thì cần tạo mới)

- Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập công ty

- Bước 3: Nhập các thông tin vào hệ thống đăng ký

- Bước 4: Scan và tải các tài liệu đính kèm

- Bước 5: Thực hiện ký xác thực và nộp hồ sơ

Lưu ý:

- Trong trường hợp thực hiện nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh thì người ký phải được cấp tài khoảng đăng ký kinh doanh.

- Nếu sử dụng chữ ký số (token) thì người ký hồ sơ cần gán chữ ký số vào tài khoản.

3. Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Thông thường, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi thông báo qua email đã dùng để đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì người nhận chỉ cần in biên nhận (không cần hồ sơ gốc) và nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT.

Nếu hồ sơ không hợp lệ thì cần chỉnh sửa, bổ sung đầy đủ theo yêu cầu, phản hồi của Sở KH&ĐT, sau đó nộp lại giống bước 5.

Lưu ý quan trọng:

Tùy vào ngành nghề đăng ký kinh doanh mà tại Hà Nội và TP.HCM sẽ có những quy định khác nhau khi tiếp nhận và xử lý hồ sơ, cho nên không phải hồ sơ nào hợp lệ ở Hà Nội là sẽ hợp lệ ở TPHCM và ngược lại.

Điều kiện thành lập doanh nghiệp

Một số vấn để cần thực hiện đúng khi bạn muốn đăng ký thành lập doanh nghiệp:

1. Xác định loại hình doanh nghiệp

Tại Việt Nam hiện nay thì có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến: Công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên, doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh.

2. Tên doanh nghiệp

- Tên công ty bao gồm 2 yếu tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. VD: Công ty TNHH, Công ty cổ phần - là loại hình doanh nghiệp, còn "Kiểm Toán TAF" là tên riêng, lưu ý tên riêng của doanh nghiệp không được trùng nhau trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam (dù khác loại hình doanh nghiệp nhưng trùng tên cũng không được)

- Tên công ty có thể là tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, tuy nhiên cần chú ý là không được gây nhầm lãnh hay trùng với tên công ty khác đã được đăng ký trước.

- Doanh nghiệp không cần phải đặt tên công ty theo ngành nghề, tuy nhiên để định hình thương hiệu khi kinh doanh thì nên chọn các tên phù hợp với ngành nghề được đăng ký. Ví dụ: Tên công ty có thể là Công ty TNHH Nội Thất Nhân Nghĩa nhưng đăng ký kinh doanh ngành nghề là gia công cơ khí vẫn hợp lệ.

- Nghị định 01/2021 có quy định: quyết định của Phòng Đăng ký kinh doanh về tên doanh nghiệp là quyết định cuối cùng.

3. Địa chỉ trụ sở

Một địa chỉ có thể dùng để đăng ký nhiều công ty khác nhau.

Ví dụ: Có 50 công ty cùng lấy địa chỉ trong giấy phép là 100 Độc Lập, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. Hồ Chí Minh

Nếu muốn đăng ký địa chỉ công ty ở chung cư/căn hộ thì chung cư đó cần có giấy tờ chứng minh phần diện tích được dùng làm văn phòng, đồng thời phải có hợp đồng thuê của bạn với chủ đầu tư,... quy trình khá phức tạp và mất nhiều thời gian.

4. Ngành nghề kinh doanh

Khi chuẩn bị hồ sơ để đăng ký thành lập doanh nghiệp, cần xác định những ngành nghề có thể sẽ kinh doanh trong tương lai, kèm theo mã ngành kinh doanh, điều này giúp doanh nghiệp tránh phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề trong tương lai gây ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh.

Nên tham khảo danh mục ngành nghề tại Việt Nam hoặc tra cứu mã ngành muốn đăng ký kinh doanh.

5. Vốn điều lệ

Hiện tại thì không có quy định số vốn điều lệ tối thiểu và doanh nghiệp cũng không cần chứng minh số vốn. Tuy nhiên vốn điều lệ sẽ là cơ sở để xác định lệ phí môn bài cũng như cam kết nghĩa vụ, chứng minh năng lực tài chính của doanh nghiệp với đối khách hàng và đối tác.

Một số ngành nghề đặc biệt sẽ có yêu cầu cụ thể về số vốn pháp định.

Ví dụ: Nếu bạn thành lập công ty đầu tư chứng khoán, yêu cầu số vốn điều lệ tối thiểu phải là 50 tỷ đồng.

Xem chi tiết: Vốn điều lệ là gì?

6. Người đại diện pháp luật

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp sẽ là người chịu trách nhiệm trước phát luật đối với mọi hoạt động của công ty.

Thông thường, người đại diện pháp luật cũng sẽ là người trực tiếp điều hành và quảng lý doanh nghiệp, thay mặt cho công ty ký kết hợp đồng, văn bản và thực hiện các thủ tục với cơ quan Nhà nước, đối tác, khách hàng.

Thường chức danh người đại diện pháp luật của doanh nghiệp sẽ giữ các chức vụ giám đốc/tổng giám đốc/chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng quản trị. Tuy nhiên theo Luật Doanh Nghiệp 2020 thì người đại diện pháp luật có thể không cần giữ bất kỳ chức vụ nào trong tổ chức.

Có thể nói việc chuẩn bị hơ sơ, làm thủ tục thành lập công ty không quá khó, tuy nhiên thì các điều kiện cũng như lưu ý khi mở công ty lại khá phức tạp.

Ưu điểm và nhược điểm khi thành lập doanh nghiệp

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có các ưu và nhược điểm khác nhau. Sau đây là một số ưu điểm và nhược điểm nói chung được tổng hợp lại dành cho những ai đang muốn thành lập doanh nghiệp.

1. Ưu điểm:

- Có thể dễ dàng huy động nguồn vốn từ bên ngoài.

- Khi đăng ký kinh doanh sẽ không bị giới hạn ngành, nghề.

- Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) và được khấu trừ thuế.

- Doanh nghiệp được pháp luật bảo vệ khi xảy ra tranh chấp hoặc bị cạnh tranh không lành mạnh.

- Với công ty, doanh nghiệp thì sẽ không bị giới hạn số lượng người lao đồng, trong khi đó thì hộ kinh doanh chỉ có thể sử dụng dưới 10 người.

- Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô bằng cách mở các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trên khắp cả nước.

2. Nhược điểm:

- Cần làm số sách kế toán, thực hiện báo cáo thuế theo quý, hàng năm

- Doanh nghiệp phải nộp nhiều loại thuế, trong đó có 20% thuế thu nhập doanh nghiệp / năm nếu kinh doanh có lãi);

- Cần tuân thủ các quy định của Luật Doanh Nghiệp.

Câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty

1. Thành lập công ty cần chuẩn bị gì?

Để đăng ký thành lập doanh nghiệp nhanh chóng và dễ dàng, bạn phải nắm rõ các quy định hiện hành về vốn, ngành nghề, tên, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ,... Ngoài ra còn phải thực hiện đúng các bước theo hướng dẫn.

Nếu bạn cần một dịch vụ thành lập doanh nghiệp uy tín - trọn gói thì có thể gọi ngay cho TAF qua hotline 097 866 66 00 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.

2. Đăng ký thành lập doanh nghiệp ở đâu?

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể nộp bằng 2 cách là qua Cổng thông tin quốc gia hoặc tại Sở KH&ĐT.

Lưu ý: Tuy nhiên hiện nay có nhiều địa phương chỉ tiếp nhận hồ sơ qua hình thức online, vì vậy trước khi nộp bạn nên liên hệ để xác nhận hình thức nộp tại cơ quan quản lý của địa phương mà doanh nghiệp đăng ký thành lập.

3. Ai có quyền thành lập doanh nghiệp?

Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp thì người đăng ký phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện của người đại diện pháp luật theo Luật Doanh Nghiệp, ví dụ: phải là thành viên, có đủ năng lực hành vi dân sự.

4. Hướng dẫn các bước thành lập doanh nghiệp?

Dưới đây là 5 bước để bạn có thể nộp hồ sơ thành lập công ty qua Cổng thông tin quốc gia:

- Bước 1: Đăng nhập vào cổng thông tin (cần tạo tài khoản nếu chưa có)

- Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập công ty

- Bước 3: Nhập các thông tin theo yêu cầu của hệ thống đăng ký kinh doanh.

- Bước 4: Scan và tải tài liệu đính kèm.

- Bước 5: Ký xác thực và gửi hồ sơ.

Sau khi hoàn thành 5 bước trên thì Sở KH&ĐT sẽ gửi biên nhận cho bạn. Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ và được duyệt thì bạn cầm giấy biên nhận đến Sở KH&ĐT để nhận kết quả. Nếu hồ sơ cần bổ sung, Sở KH&ĐT sẽ gửi những chi tiết cần điều chỉnh cho bạn. Thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp thành công.

5. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm những gì?

Có 1 số điểm thay đổi trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, tùy vào loại hình mà bạn muốn đăng ký kinh doanh.

6. Điều kiện kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp?

Một số lưu ý khi bạn đăng ký thành lập công ty: loại hình của doanh nghiệp, trụ sở, tên, ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ theo quy mô,...

Gọi cho TAF qua hotline 097 866 66 00 để được tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp hoặc thuê dịch vụ thành lập công ty trọn gói của chúng tôi.