Tiền phạt vi phạm hành chính: Không được trừ thuế TNDN 2026!

TỔNG QUAN NỘI DUNG

Bối cảnh áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN 2026

Từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026, doanh nghiệp Việt Nam phải tuân thủ quy định mới về chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, trong đó có khoản tiền phạt vi phạm hành chính. Đây là điểm mới quan trọng được quy định rõ ràng trong Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định hướng dẫn chi tiết.

Quy định này nhằm:

• Tăng cường tính răn đe, giáo dục pháp luật đối với doanh nghiệp
• Đảm bảo công bằng thuế giữa các doanh nghiệp tuân thủ và vi phạm pháp luật
• Khuyến khích doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành

Đối tượng áp dụng (doanh nghiệp, tổ chức có thu nhập chịu thuế)

Quy định về việc không được trừ tiền phạt vi phạm hành chính áp dụng đối với:

✓ Doanh nghiệp trong nước:

• Công ty TNHH (một thành viên, hai thành viên trở lên)
• Công ty cổ phần
• Doanh nghiệp tư nhân
• Doanh nghiệp nhà nước

✓ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài:

• Chi nhánh, văn phòng đại diện
• Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài
• Doanh nghiệp liên doanh

✓ Tổ chức khác có thu nhập chịu thuế TNDN:

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
• Đơn vị sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh
• Tổ chức, cá nhân khác có hoạt động kinh doanh

Ý nghĩa của việc loại trừ tiền phạt khi tính thuế

Đối với Nhà nước:

• Tăng cường tính răn đe pháp luật
• Đảm bảo nguyên tắc "không được hưởng lợi từ hành vi vi phạm pháp luật"
• Tăng thu ngân sách từ thuế TNDN

Đối với doanh nghiệp:

• Nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật
• Tránh rủi ro phát sinh chi phí không được trừ làm tăng thuế phải nộp
• Xây dựng văn hóa tuân thủ trong doanh nghiệp

CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 (Luật số 67/2025/QH15) – quy định về chi phí không được trừ

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/10/2025 với những quy định quan trọng về chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.

📌 Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025, các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

1️⃣ Khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ
Không đáp ứng đủ các điều kiện:

• Phát sinh thực tế

• Liên quan hoạt động SXKD

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp & thanh toán đúng quy định

2️⃣ Tiền phạt vi phạm hành chính & các khoản tiền do vi phạm pháp luật
Bao gồm:

• Phạt VPHC trong mọi lĩnh vực

• Phạt về thuế, hóa đơn

• Tiền chậm nộp thuế

• Các khoản phạt, tiền xử phạt khác theo quy định pháp luật

3️⃣ Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
Thuế TNDN của chính doanh nghiệp phát sinh trong kỳ tính thuế

4️⃣ Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ/hoàn
Phần VAT đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn theo luật GTGT

5️⃣ Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác
Bao gồm:

• Quỹ phát triển KH&CN

• Các quỹ hợp pháp khác

• Khoản chi đã được bên khác thanh toán/bồi hoàn

6️⃣ Phần chi vượt mức khống chế theo quy định
Phần vượt trần đối với:

• Phúc lợi NLĐ

• Bảo hiểm hưu trí tự nguyện/nhân thọ cho NLĐ

• Lãi vay vượt mức/không đủ điều kiện

• Các khoản chi bị khống chế khác

7️⃣ Chi trích lập dự phòng không đúng quy định
Gồm:

• Dự phòng giảm giá HTK

• Dự phòng nợ phải thu khó đòi

• Dự phòng tổn thất đầu tư

• Dự phòng bảo hành
  → Trích lập/sử dụng sai quy định: không được trừ

8️⃣ Chi khấu hao TSCĐ không đủ điều kiện

• TSCĐ không phục vụ SXKD

• Thiếu hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu/sử dụng

• Khấu hao vượt mức/không đúng thời gian

9️⃣ Khoản chi trích trước nhưng không chi hoặc chi sai thực tế

• Trích trước nhưng không phát sinh chi

• Không đủ hồ sơ/điều kiện theo quy định

🔟 Tiền lương, tiền công, tiền thưởng không đủ hồ sơ pháp lý

• Không có HĐLĐ

• Không có quy chế lương, thưởng

• Không có chứng từ chi trả hợp lệ

1️⃣1️⃣ Chi trả lãi vay không đủ điều kiện hoặc vượt giới hạn

• Không phục vụ SXKD

• Sai đối tượng cho vay

• Vượt mức khống chế theo quy định

1️⃣2️⃣ Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

• Hóa đơn không hợp pháp/không hợp lệ

• Chứng từ kế toán không đầy đủ

1️⃣3️⃣ Khoản chi không đáp ứng điều kiện về phương thức thanh toán

• Thuộc diện phải chuyển khoản nhưng thanh toán tiền mặt

• Không có chứng từ thanh toán hợp lệ

1️⃣4️⃣ Khoản chi tài trợ, ủng hộ không đúng đối tượng/không đủ hồ sơ

• Không thuộc đối tượng được trừ

• Thiếu hồ sơ chứng minh mục đích, đối tượng

1️⃣5️⃣ Khoản chi liên quan đến doanh thu/thu nhập được miễn thuế
Chi phí tương ứng với phần thu nhập miễn thuế → không được trừ

1️⃣6️⃣ Các khoản chi khác thuộc danh mục loại trừ theo Nghị định hướng dẫn
Ví dụ:

• Chi phí quản lý do công ty mẹ nước ngoài phân bổ vượt mức cho CSTT tại Việt Nam

• Tổn thất không đủ hồ sơ xác định

• Các khoản loại trừ khác theo quy định chi tiết của Chính phủ

Điểm đặc biệt lưu ý: Các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, gồm vi phạm luật giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, thuế, bảo hiểm xã hội và các vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật MeInvoice được quy định rõ ràng là không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết

Nghị định 320/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành nhằm quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật.

Nội dung chính của Nghị định 320:

📌 Điều 9 - Chi phí được trừ: Quy định 3 điều kiện bắt buộc:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD

• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

• Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên (giảm từ 20 triệu xuống 05 triệu)

📌 Điều 10 - Chi phí không được trừ: Liệt kê chi tiết 23 khoản chi phí không được trừ, trong đó Khoản 2 quy định cụ thể về tiền phạt vi phạm hành chính:

Các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, gồm:

• Vi phạm luật giao thông

• Vi phạm đăng ký kinh doanh

• Vi phạm kế toán

• Vi phạm thuế (bao gồm cả tiền chậm nộp thuế)

• Vi phạm bảo hiểm xã hội

• Các vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật

Thời điểm hiệu lực và phạm vi áp dụng

• Luật số 67/2025/QH15: hiệu lực từ 01/10/2025.

• Nghị định 320/2025/NĐ-CP: hiệu lực từ 15/12/2025.

Phạm vi áp dụng: Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành, nghĩa là:

✅ Áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2025 trở đi (quyết toán năm 2025, nộp năm 2026)
✅ Áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2026 (quyết toán năm 2026, nộp năm 2027)
✅ Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, tổ chức có thu nhập chịu thuế TNDN

⚠️ Lưu ý đặc biệt:

• Chi phí phạt vi phạm hành chính phát sinh từ 01/01/2025 đều không được trừ khi quyết toán thuế TNDN năm 2025

• Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ các khoản phạt phát sinh trong năm để điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 

Thu nhập chịu thuế TNDN là gì?

Thu nhập chịu thuế TNDN là số chênh lệch giữa doanh thu trừ đi chi phí được trừ và các khoản lỗ được kết chuyển theo quy định của pháp luật thuế.

Công thức tính:

Thu nhập chịu thuế = Doanh thu - Chi phí được trừ - Lỗ kết chuyển (nếu có)

Hoặc:

Thu nhập chịu thuế = Lợi nhuận kế toán trước thuế 
                    + Chi phí không được trừ 
                    - Thu nhập được miễn thuế 
                    - Lỗ kết chuyển

Ví dụ minh họa:

Chi phí được trừ và điều kiện để được trừ

Chi phí được trừ là các khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

📋 3 điều kiện BẮT BUỘC để chi phí được trừ (Điều 9 Nghị định 320/2025):

① Điều kiện về tính hợp lý và liên quan:

• Chi phí thực tế phát sinh

• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

② Điều kiện về chứng từ hợp pháp:

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật

• Hóa đơn hợp lệ, đúng quy định

• Chứng từ kế toán đầy đủ

③ Điều kiện về phương thức thanh toán:

• Khoản chi có chứng từ thanh toán KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT đối với:

  • Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên

  • Các khoản thanh toán khác từ 05 triệu đồng trở lên

⚠️ Lưu ý quan trọng:

• Thiếu 1 trong 3 điều kiện → Chi phí KHÔNG được trừ

• Quy định 05 triệu đồng áp dụng từ 15/12/2025 (trước đó là 20 triệu)

Ví dụ thực tế:

✅ Được trừ:

• Chi phí lương nhân viên: có bảng lương, chuyển khoản qua ngân hàng

• Chi phí điện nước: có hóa đơn, chuyển khoản thanh toán

• Chi phí vật tư 4 triệu: có hóa đơn, thanh toán tiền mặt được (dưới 5 triệu)

❌ Không được trừ:

• Chi phí mua vật tư 6 triệu: có hóa đơn nhưng thanh toán bằng tiền mặt

• Chi phí không có hóa đơn

• Chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có 23 khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Bảng tổng hợp 23 khoảng chi phí không được trừ 

NGUYÊN TẮC LOẠI TRỪ TIỀN PHẠT KHI THÀNH THUẾ TNDN

Vì sao tiền phạt vi phạm hành chính không được trừ?

Quy định không cho phép trừ tiền phạt vi phạm hành chính khi tính thuế TNDN dựa trên các nguyên tắc pháp lý và cơ sở thuế chính sách sau:

① Nguyên tắc "Không được hưởng lợi từ hành vi vi phạm pháp luật"

Nếu được phép trừ tiền phạt → Doanh nghiệp giảm thuế phải miễn → Giá tiếp theo được hưởng lợi từ hành vi vi phạm → Trái với nguyên tắc công bằng và luật

Ví dụ minh họa:

• Công ty A vi phạm giao thông, bị phạt 5 triệu đồng

• Nếu cho trừ chi phí → Giảm thu nhập chịu thuế 5 triệu → Giảm thuế TNDN: 5 triệu x 20% = 1 triệu

• Thực tế DN chỉ "thiệt" 4 triệu (5 triệu phạt - 1 triệu giảm thuế) → Nhà nước "phụ" 1 triệu cho hành vi vi phạm

② Tăng cường tính bảo vệ của luật pháp

• Phạt vi phạm hành chính có mục tiêu giáo dục, ngăn đe, phân ly vi phạm

• Nếu được trừ thuế → Giảm sức mạnh đe dọa → Doanh nghiệp dễ dàng vi phạm hơn

③ Đảm bảo công bằng thuế

• Doanh nghiệp luật thủ pháp: Không bị phạt → Thu nhập chịu thuế cao hơn

• Doanh nghiệp vi phạm: Bị phạt nhưng được trừ → Thu nhập chịu thuế thấp hơn

→ Không thể kết hợp với DN xit thủ

④ Quốc tế thông tin hợp lệ

Hầu hết các nước trên thế giới đều quy định không cho phép trừ tiền phạt, tiền chậm nộp thuế khi tính thuế TNDN.

Nguyên tắc "chi phí vi phạm pháp luật"

Mọi tài khoản chi phí phát sinh vi phạm quy định luật hành chính đều KHÔNG được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bao gồm:

✘ Tiền phạt vi phạm hành chính (các lĩnh vực)
✘ Tiền chậm thuế
✘ Tiền chậm đóng rắn (nếu là xử lý phạt hành chính)
✘ Các khoản phạt do vi phạm pháp luật khác

⚠️ Đắc biệt lưu ý: Ngay khi doanh nghiệp có đủ chứng từ hợp lệ (quyết định xử phạt, biên lai tiền phạt, chứng từ chuyển khoản), các khoản tiền phạt vi phạm hành chính vẫn tuyệt đối không được trừ.

NGUYÊN TẮC LOẠI TRỪ TIỀN PHẠT KHI TÍNH THUẾ TNDN

Lý do pháp lý & chính sách thuế

Việc không cho trừ tiền phạt vi phạm hành chính khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN xuất phát từ các nguyên tắc nền tảng của chính sách thuế:

• Nguyên tắc không được hưởng lợi từ hành vi vi phạm pháp luật: Nếu cho phép đưa tiền phạt vào chi phí được trừ, doanh nghiệp sẽ được “bù đắp” một phần tiền phạt thông qua việc giảm số thuế TNDN phải nộp. Điều này làm triệt tiêu tác dụng răn đe của chế tài xử phạt.
• Bảo đảm công bằng thuế: Doanh nghiệp tuân thủ pháp luật sẽ không bị phạt nhưng vẫn chịu thuế đầy đủ; doanh nghiệp vi phạm nếu được trừ tiền phạt sẽ có lợi thế không công bằng.
• Phù hợp thông lệ quốc tế: Hầu hết các hệ thống thuế đều loại trừ tiền phạt và các khoản mang tính chế tài khỏi chi phí được khấu trừ thuế.

Nguyên tắc “chi phí do vi phạm pháp luật”

Mọi khoản chi phát sinh trực tiếp từ hành vi vi phạm pháp luật hành chính đều không được trừ khi tính thuế TNDN, bao gồm:

• Tiền phạt vi phạm hành chính (mọi lĩnh vực);
• Tiền chậm nộp theo pháp luật về quản lý thuế;
• Các khoản phạt, chế tài hành chính khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng.

Lưu ý quan trọng: Dù doanh nghiệp có đầy đủ quyết định xử phạt, biên lai thu tiền phạt, chứng từ chuyển khoản… thì vẫn không được trừ khi tính thuế TNDN.

Khác biệt giữa kế toán và thuế khi xử lý tiền phạt

CÁC NHÓM TIỀN PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH KHÔNG ĐƯỢC TRỪ

Nguyên tắc chung:

Mọi khoản tiền phạt vi phạm hành chính (VPHC) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành quyết định xử phạt đều không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, không phân biệt:

• Lĩnh vực vi phạm
• Đối tượng bị phạt (doanh nghiệp hay người lao động)
• Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản)
• Việc doanh nghiệp có thu lại tiền phạt từ cá nhân vi phạm hay không

Phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông

Phạm vi điển hình:

• Phạt vượt tốc độ, vượt đèn đỏ
• Phạt dừng, đỗ xe sai quy định
• Phạt chở quá tải, quá khổ
• Phạt vi phạm quy định về giấy phép lái xe, đăng kiểm phương tiện
• Phạt vi phạm quy định về an toàn kỹ thuật phương tiện, hành trình, phù hiệu xe kinh doanh vận tải…

Tình huống thường gặp trong doanh nghiệp:

• Xe tải giao hàng bị phạt quá tải
• Tài xế vi phạm tốc độ khi giao hàng gấp tiến độ
• Xe công ty đỗ sai quy định khi giao dịch với khách hàng

Nguyên tắc xử lý thuế:

• Khoản tiền phạt giao thông là phạt VPHC → không được trừ thuế TNDN.
• Dù doanh nghiệp có quy định nội bộ “tài xế chịu phạt”, nhưng thực tế DN ứng tiền nộp phạt rồi khấu trừ lương sau đó → về bản chất thuế TNDN, khoản tiền DN đã chi ra vẫn phải loại khi quyết toán (trường hợp thu hồi lại được từ cá nhân thì xử lý khoản phải thu nội bộ).

Phân biệt quan trọng:

• Chi phí sửa xe, bảo dưỡng sau tai nạn (nếu phục vụ SXKD, đủ chứng từ) → có thể được trừ.
• Tiền phạt giao thông → không được trừ.

Phạt vi phạm hành chính về thuế & hóa đơn (kể cả tiền chậm nộp thuế)

Các nhóm điển hình:

• Phạt kê khai sai dẫn đến thiếu thuế, tăng thuế được khấu trừ
• Phạt trốn thuế, gian lận thuế
• Phạt vi phạm quy định về hóa đơn (lập sai, lập khống, không lập hóa đơn, chậm thông báo phát hành, sử dụng hóa đơn không hợp pháp…)
• Tiền chậm nộp thuế do nộp thuế quá hạn.

Đặc điểm rủi ro cao:

• Đây là nhóm phát sinh nhiều nhất khi thanh tra – kiểm tra thuế
• Doanh nghiệp thường nhầm lẫn tiền chậm nộp thuế là “chi phí tài chính” → sai về thuế TNDN.

Nguyên tắc xử lý thuế: Toàn bộ tiền phạt về thuế, tiền phạt về hóa đơn và tiền chậm nộp thuế đều là chi phí do vi phạm nghĩa vụ pháp luật về thuế → không được trừ khi tính thuế TNDN.

Phân biệt để tránh nhầm:

• Thuế GTGT không được khấu trừ (do sai điều kiện) → có thể được tính vào chi phí nếu đáp ứng điều kiện chung
• Tiền phạt thuế & tiền chậm nộp thuế → không được trừ.

Phạt vi phạm hành chính về kế toán, đăng ký kinh doanh

Các hành vi phổ biến:

• Phạt nộp báo cáo tài chính, báo cáo thống kê chậm
• Phạt không mở sổ sách kế toán theo quy định
• Phạt không lưu trữ chứng từ kế toán đúng thời hạn
• Phạt không đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đúng hạn (địa chỉ, người đại diện, vốn điều lệ…).

Nguyên tắc xử lý thuế: Đây đều là phạt VPHC trong lĩnh vực quản lý nhà nước về kế toán và đăng ký kinh doanh → không được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý thực tiễn: Nhiều DN coi các khoản phạt hành chính “nhỏ” này là chi phí quản lý bình thường → đến khi quyết toán không loại → rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp thuế TNDN.

Phạt vi phạm hành chính về môi trường, lao động, BHXH

Nhóm môi trường, an toàn – vệ sinh lao động:

• Phạt xả thải vượt quy chuẩn
• Phạt không thực hiện đánh giá tác động môi trường
• Phạt không trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ lao động
• Phạt vi phạm quy định về an toàn máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt.

Nhóm lao động, BHXH:

• Phạt không ký hợp đồng lao động đúng quy định
• Phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN
• Phạt không khai trình lao động, không báo cáo sử dụng lao động

Nguyên tắc xử lý thuế: Nếu là quyết định xử phạt vi phạm hành chính → không được trừ khi tính thuế TNDN.

Phân biệt rất hay nhầm:

• Tiền truy đóng BHXH (phần gốc phải đóng) → bản chất là chi phí tiền lương, có thể được trừ nếu đủ điều kiện;
• Tiền phạt chậm đóng BHXH, tiền phạt VPHC về lao động → không được trừ.

Các khoản phạt vi phạm hành chính khác

Nhóm thường gặp:

• Phạt vi phạm phòng cháy chữa cháy
• Phạt vi phạm về quảng cáo (quảng cáo sai nội dung, không xin phép)
• Phạt vi phạm thương mại (niêm yết giá sai, khuyến mại trái quy định)
• Phạt vi phạm về an ninh trật tự, trật tự xây dựng, đất đai, nhà ở…

Nguyên tắc xử lý thuế: Chỉ cần xác định đúng bản chất là phạt VPHC theo quyết định của cơ quan nhà nước → không được trừ thuế TNDN, không cần xét khoản phạt lớn hay nhỏ, có “phục vụ hoạt động kinh doanh” hay không.

Tiền phạt vi phạm hành chính trong mọi lĩnh vực đều là khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chỉ được trừ chi phí khắc phục hậu quả (sửa chữa, xử lý môi trường, đào tạo lại, đầu tư an toàn…) nếu đáp ứng điều kiện chi phí được trừ; còn bản thân tiền phạt và tiền chậm nộp luôn bị loại khi quyết toán thuế.

HẠCH TOÁN KẾ TOÁN & XỬ LÝ THUẾ

Cách ghi nhận kế toán tiền phạt

Nguyên tắc kế toán:

Tiền phạt vi phạm hành chính là khoản chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp trong kỳ. Theo chế độ kế toán, kế toán phải ghi nhận đầy đủ để phản ánh đúng tình hình tài chính – kết quả kinh doanh, không phụ thuộc vào việc khoản chi đó có được trừ khi tính thuế TNDN hay không.

Bút toán hạch toán thông dụng:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý DN) hoặc Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc Nợ TK 811 (Chi phí khác) – tùy bản chất khoản phạt
• Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác)

Khi thực nộp tiền phạt:

• Nợ TK 338
• Có TK 111/112

Lưu ý thực hành:

• Nên mở tiểu khoản/ghi chú “chi phí không được trừ khi tính thuế” để thuận tiện cho việc tổng hợp khi quyết toán thuế.
• Không hạch toán “né” sang các tài khoản chi phí khác để tránh loại trừ thuế → dễ bị cơ quan thuế ấn định và xử phạt.

Điều chỉnh khi quyết toán thuế TNDN

Nguyên tắc thuế: Khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, các khoản chi phí không được trừ phải được loại ra khỏi chi phí kế toán bằng cách điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.

Công thức tổng quát: Thu nhập chịu thuế TNDN = Lợi nhuận kế toán trước thuế

Tổng chi phí không được trừ

• Thu nhập miễn thuế
• Lỗ được kết chuyển (nếu có)

Áp dụng cho tiền phạt VPHC: Toàn bộ tiền phạt VPHC (kể cả tiền chậm nộp thuế, phạt hóa đơn, phạt giao thông…)

➡️ Phải cộng lại vào thu nhập chịu thuế khi quyết toán.

Sai sót thường gặp:

• Kế toán quên loại các khoản phạt “nhỏ lẻ” → khi thanh tra thuế bị truy thu + tính tiền chậm nộp + phạt khai sai.
• Gộp tiền phạt vào chi phí chung không tách riêng → khó kiểm soát khi lập tờ khai quyết toán.

Kê khai chi phí không được trừ

Nguyên tắc kê khai: Tổng số tiền phạt VPHC trong kỳ phải được kê vào chỉ tiêu “Chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN” trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần lập bảng kê chi tiết nội bộ gồm:

• Ngày, số quyết định xử phạt
• Lĩnh vực vi phạm
• Số tiền phạt
• Hình thức nộp
• Ghi chú xử lý thuế (không được trừ)

Mục đích bảng kê nội bộ:

• Phục vụ giải trình khi thanh tra, kiểm tra thuế
• Tránh sót khoản phạt nhỏ
• Tăng tính minh bạch trong quản trị rủi ro thuế.

VÍ DỤ MINH HỌA & TÁC ĐỘNG THUẾ

Ví dụ thực tế:

Trong năm 2026, doanh nghiệp A phát sinh:

• Phạt giao thông xe công ty: 20.000.000 đồng
• Tiền chậm nộp thuế GTGT: 10.000.000 đồng

➡️ Tổng tiền phạt VPHC: 30.000.000 đồng

Kế toán ghi nhận chi phí đầy đủ 30 triệu trong năm.

Ảnh hưởng đến số thuế TNDN phải nộp:

Khi quyết toán thuế TNDN: Điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế: +30.000.000 đồng

Thuế TNDN tăng thêm (giả sử thuế suất 20%):

→ 30.000.000 × 20% = 6.000.000 đồng

➡️ Tổng thiệt hại tài chính thực tế: 36.000.000 đồng

(30 triệu tiền phạt + 6 triệu thuế TNDN tăng thêm)

Ý nghĩa quản trị: Tiền phạt không chỉ “mất tiền phạt”, mà còn làm tăng thuế phải nộp, tạo hiệu ứng “thiệt hại kép”.

CÁC TRƯỜNG HỢP DỄ NHẦM LẪN

Phạt hợp đồng với phạt hành chính

(1) Phạt hợp đồng (phạt vi phạm hợp đồng)

Phạt hợp đồng phát sinh từ thỏa thuận dân sự/thương mại giữa các bên trong hợp đồng (mua bán, gia công, vận chuyển, xây dựng, cung ứng dịch vụ…). Đây là chế tài dân sự do các bên tự thỏa thuận để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ hợp đồng.

Điều kiện để khoản phạt hợp đồng có thể được trừ khi tính thuế TNDN:

• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp (phát sinh từ hợp đồng phục vụ SXKD)
• Có căn cứ pháp lý rõ ràng: hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm/bồi thường; biên bản xác nhận vi phạm; thông báo phạt của đối tác
• Có chứng từ hợp pháp: hóa đơn/chứng từ theo quy định (hoặc chứng từ hợp pháp thay thế theo tính chất khoản chi) và chứng từ thanh toán hợp lệ

Ví dụ: DN giao hàng chậm theo hợp đồng, bị đối tác phạt 2% giá trị hợp đồng. Khoản phạt này phát sinh từ quan hệ thương mại → có thể được trừ nếu đủ hồ sơ, chứng từ.

(2) Phạt hành chính (phạt VPHC)

Phạt hành chính là chế tài do cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng khi doanh nghiệp vi phạm quy định quản lý nhà nước (giao thông, thuế, hóa đơn, môi trường, lao động, PCCC…).

Nguyên tắc xử lý thuế:

➡️ Không được trừ trong mọi trường hợp khi tính thuế TNDN, không phụ thuộc:

• Khoản phạt lớn hay nhỏ
• Có phục vụ hoạt động kinh doanh hay không
• Doanh nghiệp có thu hồi lại tiền phạt từ cá nhân vi phạm hay không.

Sai lầm phổ biến cần tránh: Nhiều DN gộp chung mọi khoản “phạt” và cho rằng đều không được trừ → làm DN mất quyền được trừ đối với phạt hợp đồng hợp lệ (phát sinh từ quan hệ dân sự/thương mại).

➡️ Khuyến nghị: luôn phân loại rõ phạt hợp đồng vs. phạt hành chính ngay từ khâu hạch toán.

Bồi thường thiệt hại

Khái niệm & phạm vi:

Bồi thường thiệt hại là khoản DN phải chi trả cho đối tác/khách hàng để bù đắp tổn thất thực tế phát sinh do vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (giao hàng trễ, giao sai chất lượng, làm hư hỏng tài sản của khách hàng, gây thiệt hại trong quá trình thi công…).

Điều kiện để khoản bồi thường có thể được trừ khi tính thuế TNDN:

• Phát sinh từ hoạt động kinh doanh (liên quan trực tiếp đến hợp đồng phục vụ SXKD);
• Có căn cứ pháp lý: hợp đồng; điều khoản bồi thường; biên bản xác nhận thiệt hại; văn bản thỏa thuận bồi thường;
• Có chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định.

Ví dụ: DN vận chuyển làm hư hỏng hàng của khách; hai bên lập biên bản xác nhận thiệt hại và thỏa thuận bồi thường. Khoản bồi thường này → có thể được trừ nếu đủ hồ sơ, chứng từ.

Phân biệt mấu chốt: Bồi thường dân sự ≠ Phạt hành chính.

• Chỉ phạt hành chính mới bị loại tuyệt đối khi tính thuế TNDN.
• Bồi thường dân sự có thể được trừ nếu đáp ứng điều kiện.

Chi phí khắc phục hậu quả sau vi phạm

Nguyên tắc phân biệt bản chất khoản chi:

• Tiền phạt VPHC: không được trừ.
• Chi phí khắc phục hậu quả: có thể được trừ nếu đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

Các khoản chi khắc phục hậu quả thường gặp:

• Chi phí xử lý ô nhiễm môi trường, thu gom – xử lý chất thải
• Chi phí sửa chữa tài sản, khắc phục sự cố kỹ thuật
• Chi phí đầu tư bổ sung hệ thống an toàn (PCCC, ATVSLĐ)
• Chi phí đào tạo lại nhân sự, đào tạo an toàn

Điều kiện để được trừ:

• Phục vụ hoạt động SXKD (khắc phục hậu quả để tiếp tục vận hành sản xuất – kinh doanh)
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
• Đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định (thanh toán không dùng tiền mặt khi đến ngưỡng)

Ý nghĩa thực tiễn: Luật thuế không “phạt kép” doanh nghiệp đối với các khoản chi nhằm khắc phục, phòng ngừa rủi ro. DN vẫn được khuyến khích đầu tư cho an toàn – môi trường – tuân thủ, dù bản thân tiền phạt vẫn bị loại khi tính thuế.

LƯU Ý & KHUYẾN NGHỊ CHO DOANH NGHIỆP

Checklist rà soát trước quyết toán

☐ Đã tổng hợp đầy đủ các khoản tiền phạt VPHC trong năm (kể cả tiền chậm nộp thuế)?

☐ Đã phân loại đúng bản chất: phạt hành chính vs. phạt hợp đồng vs. bồi thường?

☐ Đã điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tương ứng với tiền phạt VPHC?

☐ Có bảng kê nội bộ chi tiết (ngày phạt, lĩnh vực, số tiền, căn cứ pháp lý) để sẵn sàng giải trình?

Kiểm soát rủi ro tuân thủ

• Theo dõi hạn nộp thuế, hạn báo cáo định kỳ (thuế, BCTC, lao động, môi trường, PCCC)
• Rà soát hóa đơn đầu vào – đầu ra (tính hợp pháp, hợp lệ, thời điểm lập hóa đơn)
• Đào tạo định kỳ cho lái xe, kế toán, nhân sự, bộ phận mua hàng
• Thiết lập cơ chế cảnh báo sớm: lịch nhắc deadline thuế, cảnh báo hóa đơn rủi ro, checklist trước khi nộp hồ sơ.

Khuyến nghị quản trị tuân thủ

• Ban hành quy trình kiểm soát nội bộ về tuân thủ pháp luật (thuế – kế toán – lao động – an toàn – môi trường)
• Kiểm tra chéo hồ sơ thuế trước khi nộp (nguyên tắc 2 lớp kiểm soát)
• Sử dụng tư vấn thuế độc lập đối với giao dịch phức tạp hoặc khi có thanh tra, kiểm tra để giảm rủi ro truy thu – xử phạt.

Việc loại trừ tiền phạt vi phạm hành chính khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN là quy định nhất quán của pháp luật thuế, nhằm bảo đảm nguyên tắc không để người nộp thuế được hưởng lợi từ hành vi vi phạm pháp luật, đồng thời tăng cường tính răn đe và bảo đảm công bằng trong thực thi nghĩa vụ thuế giữa các doanh nghiệp. Về mặt kế toán, tiền phạt vi phạm hành chính vẫn được ghi nhận là chi phí thực tế phát sinh để phản ánh trung thực tình hình tài chính. Tuy nhiên, về mặt thuế, các khoản này bắt buộc phải bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN, kể cả tiền chậm nộp thuế. Doanh nghiệp vì vậy cần phân biệt rõ giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế, tránh nhầm lẫn dẫn đến rủi ro truy thu, xử phạt.

Thực tiễn cho thấy, mỗi khoản tiền phạt không chỉ làm tăng chi phí trực tiếp mà còn làm tăng nghĩa vụ thuế TNDN tương ứng, tạo ra “thiệt hại kép” về tài chính và uy tín. Ngược lại, các khoản chi khắc phục hậu quả, đầu tư cho an toàn, tuân thủ và phòng ngừa rủi ro vẫn được ghi nhận và được trừ nếu đáp ứng điều kiện pháp luật, qua đó khuyến khích doanh nghiệp chủ động nâng cao năng lực tuân thủ. Từ góc độ quản trị, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát tuân thủ nội bộ, rà soát định kỳ các rủi ro pháp lý – thuế, chuẩn hóa quy trình hạch toán và quyết toán, cũng như sử dụng tư vấn chuyên môn khi phát sinh tình huống phức tạp. Tuân thủ pháp luật không chỉ là nghĩa vụ mà là một khoản đầu tư dài hạn, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp và phát triển bền vững.

Để hạn chế rủi ro bị loại chi phí, truy thu và xử phạt khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên chủ động rà soát toàn bộ các khoản chi có yếu tố “phạt, bồi thường, khắc phục” phát sinh trong kỳ, đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành và chuẩn hóa hồ sơ, chứng từ ngay từ bây giờ.

Nếu doanh nghiệp còn vướng mắc trong việc phân loại chi phí được trừ/không được trừ, hạch toán – điều chỉnh khi quyết toán, hoặc chuẩn bị hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn thuế – pháp lý độc lập để được rà soát rủi ro trước quyết toán, từ đó bảo toàn quyền lợi thuế hợp pháp và tránh thiệt hại tài chính không đáng có.