09 Loại Giấy Tờ Khi Chuyển HKD Thuế Khoán Sang Kê Khai (Chi Tiết)

Tầm Quan Trọng Của Hồ Sơ Đúng – Đủ – Rõ Ràng

Khi HKD chuyển đổi phương pháp tính thuế, Chi cục Thuế sẽ xem xét đánh giá hồ sơ dựa trên:

• Sự minh bạch về doanh thu thực tế so với mức khoán trước đây.

• Khả năng HKD áp dụng kê khai thuế đúng quy định, có đầy đủ chứng từ đầu vào, đầu ra.

• Cách thức lưu trữ, xuất hóa đơn điện tử.

• Sự tuân thủ về nghĩa vụ kế toán, kê khai thuế.

Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không chính xác, Chi cục Thuế có thể:

• Yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần dẫn đến kéo dài thời gian chuyển đổi.

• Trả lại hồ sơ và yêu cầu nộp lại.

• Không cho phép chuyển đổi trong kỳ hiện tại, phải đợi kỳ sau.

• Đưa HKD vào diện kiểm tra chuyên sâu trong vòng 6–12 tháng sau khi chuyển đổi.

Do đó, chuẩn bị bộ hồ sơ 09 loại giấy tờ đầy đủ, chi tiết từ đầu là yếu tố quyết định sự thành công và nhanh chóng trong việc chuyển đổi.

Danh Mục 09 Loại Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị (Mở Rộng Và Chuyên Sâu)

Giấy đăng ký phương pháp kê khai thuế

Đây là giấy tờ quan trọng nhất khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thuế khoán sang hộ kinh doanh kê khai. Tài liệu này thể hiện ý chí chính thức của hộ kinh doanh và là cơ sở để cơ quan thuế xem xét phê duyệt.

📌 Nội dung cần có trong giấy đăng ký:

• Lý do chuyển đổi: Doanh thu tăng, nhận hợp đồng giá trị lớn, khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn VAT hoặc thay đổi mô hình kinh doanh.

• Cam kết tuân thủ quy định thuế: Kê khai đúng kỳ, lưu trữ đầy đủ hóa đơn – chứng từ, chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực.

• Thời điểm áp dụng: Ghi rõ tháng/năm bắt đầu kê khai để cơ quan thuế có căn cứ cập nhật.

⚠️ Lỗi phổ biến cần tránh:

• Không nêu lý do chuyển đổi hoặc trình bày quá sơ sài.
• Ghi sai ngành nghề kinh doanh, dẫn đến bị yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian duyệt.
• Nộp sát ngày khiến việc xử lý chậm trễ.

👉 Khuyến nghị: Nên nộp hồ sơ trước 10 -15 ngày để đảm bảo kịp thời gian chuyển đổi và tránh phát sinh yêu cầu bổ sung.

Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD

Mẫu 01/CNKD dùng để cơ quan thuế đánh giá tổng quan quy mô hoạt động sau khi chuyển đổi. HKD cần khai báo:

• Doanh thu ước tính theo từng ngành nghề.

• Số lượng lao động sử dụng.

• Chi phí liên quan (nếu có).

• Mô tả hoạt động kinh doanh thực tế.

Cơ quan thuế so sánh doanh thu kê khai với các chứng từ như doanh thu khoán, sao kê ngân hàng, hợp đồng, hóa đơn điện tử. Sai sót phổ biến là khai doanh thu quá thấp, không đầy đủ ngành nghề hoặc để trống mục chuyển đổi.

Phụ lục 01-2/BK-HĐKD

Phụ lục bảng kê hoạt động kinh doanh chi tiết từng phần trong doanh thu của HKD. Cần mô tả rõ:

• Sản phẩm/dịch vụ chính và phụ.

• Số lượng giao dịch hàng tháng.

• Các hoạt động mùa vụ hoặc có doanh thu cao bất thường.

👉  Phụ lục giúp cơ quan thuế đánh giá tính hợp lý của doanh thu tăng so với thuế khoán và xác định HKD có phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Ví dụ, quán ăn có doanh thu buổi trưa và tối khác nhau rõ rệt hoặc mùa Tết doanh thu tăng mạnh phải ghi rõ.

Hợp đồng cung cấp hàng hóa – dịch vụ

Hợp đồng là bằng chứng pháp lý chứng minh các giao dịch và doanh thu tương ứng. Phải có đầy đủ thông tin:

• Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá.

• Điều khoản thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản).

• Tiến độ thực hiện và quy định về hóa đơn.

• Hợp đồng cần đầy đủ dấu, chữ ký và không ghi giá trị chung chung.

👉  Nếu hợp đồng thiếu hoặc không chính xác, dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ giao dịch giả tạo hoặc không minh bạch.

Biên bản nghiệm thu – thanh lý hợp đồng

Biên bản này chứng minh việc hoàn thành hàng hóa dịch vụ đã bàn giao là bằng chứng khoanh vùng doanh thu phát sinh. Nội dung gồm:

✅ Hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ.

✅ Số lượng, giá trị nghiệm thu.

✅ Ngày nghiệm thu.

✅ Chữ ký của các bên liên quan.

👉  Chi cục thuế sẽ đối chiếu biên bản này với hợp đồng, hóa đơn và doanh thu kê khai. Nếu có chênh lệch cần giải trình rõ ràng.

Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa – dịch vụ

Bộ chứng từ minh bạch đầu vào gồm:

• Hóa đơn đầu vào, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho.

• Phiếu xuất kho, hợp đồng mua hàng, sao kê thanh toán.

👉  Cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lý đầu vào so với đầu ra. Nếu giá trị đầu vào quá thấp so với doanh thu có thể bị nghi ngờ “đẩy thấp” thu nhập để giảm thuế, dẫn đến rủi ro kiểm tra.

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hầu hết HKD khi chuyển sang kê khai đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ gồm:

• Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT).

• Tài khoản chữ ký số hoặc thiết bị hỗ trợ.

• Địa chỉ email, số điện thoại liên hệ.

• Loại hóa đơn dự kiến sử dụng.

• Phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

⚠️ Lưu ý: HKD không được phép xuất hóa đơn trước khi nhận được thông báo chấp nhận hồ sơ từ cơ quan thuế.

Văn bản chứng minh việc chuyển đổi phương pháp thuế

Văn bản này dùng để xác nhận chính thức thời điểm chuyển đổi giữa HKD với cơ quan thuế, cũng là căn cứ để lưu trữ hồ sơ, giải quyết tranh chấp hoặc kiểm tra về sau.

Nội dung mở rộng nên bao gồm:

• Lý do chuyển đổi cụ thể.

• Doanh thu hiện tại của HKD.

• Cam kết kê khai định kỳ.

• Đề nghị hướng dẫn nếu còn vướng mắc.

👉 Có thể đính kèm bảng tóm tắt doanh thu 6 tháng gần nhất để tăng độ tin cậy.

Các giấy tờ khác tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế

Tùy trường hợp, Chi cục Thuế có thể yêu cầu thêm:

• Sao kê tài khoản ngân hàng 3-12 tháng.

• Hợp đồng lao động của nhân viên.

• Tờ khai tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh (nếu có).

• Bằng chứng giao dịch trên sàn TMĐT.

• Giấy phép ngành nghề đặc thù như spa, karaoke, ăn uống, vận tải, v.v.

👉 Một số đơn vị thuế còn yêu cầu báo cáo doanh thu 3 tháng gần nhất, biên bản đối chiếu doanh thu hoặc danh sách nhà cung cấp chính. HKD cần chuẩn bị tinh thần bổ sung hồ sơ ít nhất 1-2 lần.

Checklist Phiên Bản Mở Rộng Dễ Dùng

Khi Nào Nên Chuyển Sang Phương Pháp Kê Khai?

Doanh thu thực tế vượt mức doanh thu khoán

Phương pháp thuế khoán thường áp dụng cho các hộ kinh doanh có quy mô nhỏ với doanh thu không quá lớn. Khi doanh thu thực tế của hộ kinh doanh tăng vượt mức doanh thu khoán đã đăng ký, việc tiếp tục nộp thuế theo phương pháp khoán sẽ gây ra nhiều bất cập:

• Hộ kinh doanh có thể bị truy thu thuế do doanh thu thực tế cao hơn doanh thu khoán đã kê khai.

• Rủi ro bị Chi cục Thuế kiểm tra, đối chiếu thực tế doanh thu tăng cao hơn mức khoán.

• Bỏ sót các khoản thuế phát sinh từ phần doanh thu vượt mức.

Chính vì vậy, khi nhận thấy doanh thu thực tế vượt mức doanh thu khoán đã đăng ký, hộ kinh doanh cần chuyển sang kê khai thuế để kê khai chính xác doanh thu thực tế, tránh bị phạt và truy thu thuế không đáng có.

Cần xuất hóa đơn cho khách hàng

Nhu cầu xuất hóa đơn hợp lệ là yếu tố quan trọng thúc đẩy HKD chuyển sang kê khai thuế. Các doanh nghiệp mua hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, đơn vị kinh doanh chuyên nghiệp đều yêu cầu hóa đơn có giá trị pháp lý để làm cơ sở hạch toán, kê khai thuế đầu vào, đầu ra.

• Phương pháp khoán thường không hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định mới.

• Hộ kê khai thuế được phép sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử có đầy đủ tính pháp lý.

• Việc có hóa đơn hợp lệ giúp HKD xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác, mở rộng quan hệ kinh doanh và hợp tác dễ dàng hơn.

Muốn vay vốn ngân hàng hoặc mở rộng quy mô kinh doanh

Báo cáo doanh thu minh bạch, kê khai thuế đầy đủ quyết định rất lớn đến khả năng vay vốn ngân hàng cũng như mở rộng hoạt động kinh doanh.

• Các ngân hàng đều yêu cầu hồ sơ tài chính và báo cáo thuế rõ ràng, hợp pháp để làm căn cứ thẩm định tín dụng.

• Hộ kinh doanh kê khai thuế có hồ sơ thuế minh bạch giúp tăng uy tín và các điều kiện vay vốn trở nên thuận lợi hơn.

• Việc kê khai thuế đầy đủ còn giúp HKD quản lý tài chính, kế toán bài bản hơn, chuẩn bị tốt cho mở rộng quy mô, tuyển dụng thêm người lao động, đầu tư máy móc thiết bị,...

Kinh doanh trên nhiều nền tảng online, thương mại điện tử (TMĐT)

Khác với hình thức kinh doanh truyền thống, kinh doanh online, đa nền tảng TMĐT có nhiều giao dịch chuyển khoản, thanh toán qua ví điện tử, thẻ ngân hàng,… dễ bị cơ quan thuế phát hiện và gọi kiểm tra nếu kê khai không minh bạch.

• Những hộ kinh doanh sử dụng nhiều kênh bán hàng trực tuyến, giao dịch chuyển khoản nhiều nên chuyển sang kê khai để đảm bảo tính chính xác, trung thực.

• Việc kê khai giúp ghi nhận đầy đủ doanh thu phát sinh, đồng thời tránh rủi ro bị truy thu hoặc bị xử phạt do khai báo không đầy đủ.

• Hộ kê khai cũng được quyền sử dụng hóa đơn điện tử tiện lợi phục vụ bán hàng đa kênh.

Ngành nghề có giá trị giao dịch lớn hoặc tính chất đặc thù

Một số ngành nghề có đặc điểm riêng thường phát sinh giá trị giao dịch lớn hoặc theo chu kỳ.

• Ví dụ: xây dựng, thi công nội thất, cho thuê tài sản, dịch vụ marketing, logistics, ăn uống – nhà hàng – quán nhậu, v.v.

• Các ngành nghề này thường có hợp đồng, chứng từ phải chặt chẽ, doanh thu thực tế lớn, phức tạp hơn.

• Việc kê khai thuế giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, kiểm tra, đồng thời HKD đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh nguy cơ sai sót, bị phạt về thuế.

• Theo quy định mới, các ngành nghề này có thể bị bắt buộc chuyển sang kê khai để đảm bảo minh bạch tài chính.

Việc chuẩn bị chuyển đổi phương pháp kê khai không chỉ giúp HKD tuân thủ quy định pháp luật mới, mà còn tạo nền tảng cho việc kinh doanh minh bạch, phát triển bền vững, đáp ứng yêu cầu thực tế thị trường và đối tác. Chủ hộ nên chủ động làm việc với cơ quan thuế, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thủ tục, tránh bị xử phạt hoặc gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi này.

Kết Luận

Bộ hồ sơ gồm 09 loại giấy tờ rất quan trọng và không thể thiếu khi HKD thực hiện chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai thuế. Bộ hồ sơ không chỉ giúp HKD hoàn thành thủ tục pháp lý mà còn:

• Khẳng định tính minh bạch, trung thực trong hoạt động kinh doanh.

• Giảm nguy cơ bị truy thu hoặc xử phạt do sai phạm thuế.

• Hạn chế tối đa việc bị kiểm tra đột xuất, gây gián đoạn công việc.

• Tạo uy tín với đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý thuế.

• Giúp quản lý doanh thu, chi phí bài bản, chuyên nghiệp hơn.

📌 Chuẩn bị đầy đủ 09 loại giấy tờ quan trọng để chuyển đổi hộ kinh doanh thuế khoán sang kê khai chưa bao giờ dễ dàng đến thế!  Liên hệ ngay TAF để được hướng dẫn chi tiết, kiểm tra hồ sơ và xử lý thủ tục nhanh chóng, tránh rủi ro với cơ quan thuế. Đừng để thiếu giấy tờ làm chậm chuyển đổi – chuẩn bị ngay hôm nay để kê khai suôn sẻ!