Cách tra cứu hoá đơn GTGT hợp lệ, hợp pháp

Đơn vị của bạn sử dụng hoá đơn điện tử có đang phân vân không biết cách kiểm tra hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp như thế nào? Hôm nay, TAF sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc trên.

Hoá đơn là gì?

Hóa đơn là một loại giấy từ yêu cầu thanh toán các loại hàng hóa với số lượng và đơn giá liệt kê chính xác theo giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ sác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng như là biên lai hoặc biên nhận.

Các loại hoá đơn thường được sử dụng phổ biến hiện này như:

• Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)

• Hoá đơn bán hàng

• Phiếu thu tiền

• Ngoài những hoá đơn trên thì còn rất nhiều loại hóa đơn khác như: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, hóa đơn điện tử fpt, viettel, bkav, misa, petrolimex, hóa đơn tiền nước, tiền điện…

Loại hoá đơn	Mẫu số
1. Hoá đơn GTGT	01GTKT
2. Hoá đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan)	01GTTT
3. Phiếu thu tiền	07KPTQ
4. Các chứng từ được quản lý như hoá đơn gồm: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hoá nội bộ; - Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.	03XKNB 04HGDL

Các hình thức của Hóa đơn

Theo khoản 3 điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:

“Hoá đơn được thể hiển bằng các hình thức sau:

a) Hoá đơn tự in là hoá đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;

b) Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hoá đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.”

Theo phụ lục 1 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:

“Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

E: Hoá đơn điện tử;
T: Hoá đơn tự in;
P: Hoá đơn đặt in.

Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ:

• TA/18E: trong đó TA là ký hiệu hoá đơn, 18 là hoá đơn được tạo vào năm 2018, E là ký hiệu hoá đơn điện tử;

• TA/18T: trong đó TA là ký hiệu hoá đơn, 18 là hoá đơn được tạo vào năm 2018, T là ký hiệu hoá đơn tự in;

• TA/18P: trong đó TA là ký hiệu hoá đơn, 18 là hoá đơn được tạo vào năm 2018, P là ký hiệu hoá đơn đặt in.

Lưu ý:

Để phân biệt được hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân thì hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành sẽ thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành)

Ví dụ: Hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành có ký hiệu như sau:

• 01TA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018;

• 03TA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2018.

Như vậy: Dù là hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng thì hoá đơn tự in, đặt in hay hoá đơn điện tử bạn cũng sẽ tra cứu như hướng dẫn bên dưới nhé!

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn:

Bạn cần truy cập vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để tra cứu thông tin hoá đơn của Tổng cục thuế (Bộ tài chính).

Lưu ý: Nên mở bằng trình duyệt Internet Explorer để hạn chế lỗi nhé.

Chọn một trong hai hình thức tra cứu sau: “Tra cứu một hoá đơn” hay “Tra cứu nhiều hoá đơn”.

Lưu ý:

Khi chọn mục “Tra cứu nhiều hoá đơn”, bạn cần phải chuẩn bị trước một file Excel thông tin hoá đơn cần tra cứu và file đó phải được thiết kế theo các quy định như trên website.

cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hợp pháp taf

Điền đầy đủ các chỉ tiêu có dấu (*) như: Mã số thuế, mẫu số, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, mã xác thực  Click vào “Tìm kiếm”

Lưu ý: Chỉ click vào “Hoá đơn bưu chính viễn thông” khi bạn muốn tra cứu các loại hoá đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice.

cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hợp pháp taf 1

Hướng dẫn cách kiểm tra kết quả tra cứu hoá đơn điện tử

Tra cứu hoá đơn GTGT điện tử, kết quả như sau:

cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hợp pháp taf 2

Khi bấm vào “(Xem thông tin chi tiết tại đây)” sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin sau:

cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hợp pháp taf 3

Kết quả:

• Nếu kết quả tra cứu như trên, nghĩa là có đầy đủ các thông tin: Người bán hàng, hoá đơn, Doanh nghiệp in thì đây là hoá đơn hợp pháp

• Ngược lại, nếu kết quả tra cứu không như trên: Chỉ hiển thị được “Thông tin người bán hàng hoá, dịch vụ” còn “Thông tin hoá đơn” thì không hiển thị => Hoá đơn này có thể là chưa thông báo phát hành hoá đơn hoặc làm thông báo phát hành nhưng chưa được cơ quan thuế chấp nhận… Cách xử lý: Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra xem họ đã thông báo phát hành hoá đơn chưa.

Xem thêm:

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Hướng dẫn cách tra cứu Hoá đơn bán hàng mua của Chi cục Thuế

Tương tự như cách tra cứu hoá đơn điện tử, nhưng đối với hoá đơn bán hàng thì chỉ hiển thị Thông tin của doanh nghiệp mua hoá đơn.

• Thông tin người bán hàng hoá, dịch vụ nếu hiển thị đúng với Thông tin trong dấu mộc vuông trên hoá đơn bán hàng là đúng

• Thông tin hoá đơn sẽ không hiển thị.

cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hợp pháp taf 4

Hy vọng qua bài viết bên trên chắc bạn đã biết được Cách tra cứu hoá đơn GTGT hợp lệ, hợp pháp. Để tìm hiểu thêm các quy định, thông tư cũng như và các tin tức về kế toán, kiểm toán, thuế các bạn có thể tham khảo thêm tại: