Quy Định BHXH Bắt Buộc Cho HKD Từ Năm 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết!

Tổng quan quy định BHXH bắt buộc áp dụng cho hộ kinh doanh từ năm 2026!

Bối cảnh pháp lý và Sự chuyển dịch từ Luật cũ sang Luật mới

Để hiểu rõ tầm quan trọng của quy định này, cần nhìn lại những hạn chế của khung pháp lý trước đây:

• Giai đoạn trước (Theo Luật BHXH 2014): Chủ hộ kinh doanh cá thể không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Họ chỉ có thể tham gia BHXH tự nguyện. Tuy nhiên, BHXH tự nguyện chỉ bao gồm 2 chế độ cơ bản là Hưu trí và Tử tuất. Việc thiếu vắng các chế độ thiết thực ngắn hạn như Ốm đau, Thai sản đã khiến loại hình này kém hấp dẫn, dẫn đến tỷ lệ tham gia rất thấp.

• Giai đoạn mới (Theo Luật BHXH 2024): Nhà nước xác định mục tiêu mở rộng diện bao phủ BHXH để đảm bảo an sinh lâu dài. Luật BHXH 2024 chính thức quy định: Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Đây không chỉ là yêu cầu hành chính mà là sự công nhận Chủ hộ kinh doanh là những "người lao động" đặc biệt, cần được bảo vệ toàn diện bởi lưới an sinh xã hội tương đương với khu vực doanh nghiệp.

So sánh những thay đổi trọng yếu

Sự thay đổi này mang lại tác động kép: vừa gia tăng trách nhiệm, vừa mở rộng quyền lợi.

Tiêu chí	Luật BHXH 2014 (Cũ)	Luật BHXH 2024 (Mới)
Tính chất	Tự nguyện (Không bắt buộc).	Bắt buộc (Là nghĩa vụ pháp lý).
Quyền lợi thụ hưởng	Chỉ có 02 chế độ: Hưu trí, Tử tuất.	Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH bắt buộc (bao gồm thêm: Ốm đau, Thai sản, v.v...).
Rủi ro pháp lý	Không bị xử phạt nếu không tham gia.	Bị xử phạt hành chính và truy thu nếu trốn đóng/chậm đóng.

 

Điểm sáng của luật mới: Lần đầu tiên, Chủ hộ kinh doanh nữ khi sinh con hoặc chủ hộ khi ốm đau phải nghỉ làm việc sẽ được cơ quan BHXH chi trả trợ cấp, thay vì phải tự chịu hoàn toàn gánh nặng tài chính như trước đây.

Cơ chế kiểm soát: Liên thông dữ liệu Thuế và BHXH

• Cơ chế chia sẻ thông tin: Dữ liệu đóng BHXH sẽ được liên thông và đối chiếu định kỳ với dữ liệu quản lý Thuế.

• Phương thức phát hiện vi phạm: Cơ quan chức năng sẽ rà soát dựa trên Mã số thuế và Doanh thu khoán. Nếu hệ thống ghi nhận Hộ kinh doanh có phát sinh doanh thu, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế nhưng lại không có dữ liệu tham gia BHXH cho chủ hộ (hoặc báo cáo không có lao động), hệ thống sẽ cảnh báo rủi ro.

• Hệ quả: Các đoàn thanh tra, kiểm tra liên ngành sẽ dễ dàng xác định đối tượng trốn đóng, từ đó áp dụng các biện pháp truy thu và xử phạt nghiêm minh.

Tác động đến kế hoạch tài chính của Hộ kinh doanh

Từ năm 2026, các chủ hộ kinh doanh cần chủ động điều chỉnh kế hoạch tài chính:

1. Dự toán chi phí: Cần đưa khoản đóng BHXH bắt buộc vào chi phí vận hành cố định hàng tháng/quý.

2. Tuân thủ quy trình: Cần thực hiện đăng ký mã số BHXH và kê khai lao động đúng thực tế để tránh bị đưa vào danh sách đen của cơ quan Thuế và BHXH.

Việc bổ sung Chủ hộ kinh doanh vào nhóm tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2024 là xu thế tất yếu của một nền kinh tế minh bạch. Dù điều này gia tăng áp lực chi phí trong ngắn hạn, nhưng về dài hạn nó bảo vệ vững chắc cho chủ hộ trước các rủi ro ốm đau, thai sản và tuổi già. Các chủ hộ kinh doanh cần nắm bắt sớm quy định này để có sự chuẩn bị tốt nhất ngay từ bây giờ.

Ai thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc trong hộ kinh doanh?

Để tránh việc đóng thừa hoặc thiếu, chủ hộ cần phân định rõ các nhóm đối tượng sau:

Chủ hộ kinh doanh (Đối tượng mới)

Đây là điểm nhấn của Luật mới. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh (có Giấy chứng nhận đăng ký HKD) bắt buộc phải tham gia BHXH.

⚠️ Lưu ý: Những người kinh doanh nhỏ lẻ không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh (ví dụ: bán hàng rong, buôn bán vặt...) thì không thuộc đối tượng bắt buộc này.

Người lao động làm việc thường xuyên

Là những nhân sự chủ chốt, làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian cố định tại cửa hàng, xưởng sản xuất của hộ kinh doanh.

Người làm công theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên

Luật quy định rõ: Người làm việc theo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Thực tế: Nhiều HKD thường ký "Hợp đồng thời vụ" dưới 3 tháng hoặc "Hợp đồng khoán việc" để né bảo hiểm. Tuy nhiên, từ 2026, nếu bản chất công việc là thường xuyên và có sự quản lý, trả lương, việc lách luật này sẽ tìm ẩn rủi ro truy thu rất cao.

Mức đóng BHXH bắt buộc năm 2026

Đây là phần các chủ hộ quan tâm nhất để hoạch định chi phí. Tổng mức đóng bảo hiểm bao gồm: BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Bảng tỷ lệ đóng chi tiết (Người lao động & Chủ hộ đóng cho NV)

Khoản bảo hiểm	Trách nhiệm của Hộ kinh doanh (Chủ sử dụng LĐ)	Trách nhiệm của Người lao động (Trích từ lương)	Tổng cộng
BHXH (Hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản...)	17.50%	8%	25.50%
BHYT (Bảo hiểm y tế)	3%	1.50%	4.50%
BHTN (Bảo hiểm thất nghiệp)	1%	1%	2%
TỔNG CỘNG	21.50%	10.50%	32%

 

Ví dụ: Bạn thuê nhân viên A với mức lương đóng BHXH là 5.000.000 VNĐ/tháng.

• Hàng tháng bạn phải đóng cho cơ quan BHXH: 5.000.000 x 21.5% = 1.075.000 VNĐ (tiền túi của chủ hộ).

• Bạn trích từ lương nhân viên A: 5.000.000 x 10.5% = 525.000 VNĐ.

• Tổng nộp: 1.600.000 VNĐ.

Mức lương làm căn cứ đóng BHXH

• Với nhân viên: Là mức lương + phụ cấp lương + các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể ghi trong HĐLĐ. Mức này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (Ví dụ vùng 1 hiện nay là 4.960.000đ - số liệu có thể thay đổi theo năm).

• Với Chủ hộ kinh doanh: Mức đóng của chủ hộ sẽ được quy định cụ thể trong các văn bản hướng dẫn thi hành luật (Nghị định/Thông tư). Dự kiến mức này sẽ dựa trên mức thu nhập do chủ hộ lựa chọn hoặc căn cứ trên doanh thu tính thuế, nhưng phải đảm bảo mức sàn và trần quy định.

Quyền lợi BHXH của người lao động và chủ hộ kinh doanh

Quyền lợi hưởng của người lao động

Người lao động làm thuê cho HKD khi đóng BHXH bắt buộc sẽ được hưởng trọn gói an sinh "5 trong 1":

1. Ốm đau: Nghỉ ốm vẫn có lương bảo hiểm chi trả.

2. Thai sản: Lao động nữ sinh con được nghỉ 6 tháng hưởng trợ cấp thai sản (rất quan trọng). Lao động nam có vợ sinh con cũng được nghỉ hưởng chế độ.

3. Tai nạn lao động - Bệnh nghề nghiệp: Được hỗ trợ chi phí y tế, trợ cấp thương tật.

4. Hưu trí: Có lương hưu hàng tháng khi về già.

5. Tử tuất: Trợ cấp mai táng và tuất hàng tháng/một lần cho thân nhân.

Quyền lợi hưởng đối với chủ hộ kinh doanh

Khi chuyển sang đóng bắt buộc, chủ hộ kinh doanh được hưởng:

• Chế độ hưu trí và tử tuất: Chắc chắn được hưởng để đảm bảo tuổi già.

• Các chế độ ốm đau, thai sản: Theo luật mới, chủ hộ tham gia bắt buộc cũng sẽ được xem xét hưởng các chế độ này (chi tiết sẽ có trong văn bản hướng dẫn thi hành), khắc phục hạn chế của loại hình tự nguyện trước đây.

• BHYT: Được cấp thẻ BHYT để khám chữa bệnh, giảm gánh nặng chi phí y tế.

Thủ tục tham gia BHXH cho hộ kinh doanh

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để đăng ký lần đầu, HKD cần bộ hồ sơ gồm:

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia (dành cho HKD đăng ký lần đầu).

• Mẫu D02-LT: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

• Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh.

• Hợp đồng lao động hoặc Quyết định tuyển dụng/bổ nhiệm (đối với người lao động).

• CCCD/CMND của chủ hộ và người lao động.

Quy trình đăng ký tham gia BHXH

Hiện nay, việc nộp hồ sơ giấy đã hạn chế. HKD nên thực hiện qua giao dịch điện tử:

1. Đăng ký chữ ký số (Token): Để ký điện tử lên hồ sơ.

2. Sử dụng phần mềm kê khai (IVAN): Các phần mềm như BKAV, Viettel, VNPT... hoặc cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam.

3. Kê khai và nộp hồ sơ: Điền thông tin vào phần mềm và "ký số", sau đó gửi đi.

4. Nhận kết quả: Cơ quan BHXH sẽ trả kết quả qua email hoặc phần mềm trong vòng 3-5 ngày làm việc.

Hình thức nộp tiền

HKD chuyển khoản vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở kinh doanh.

⚠️ Lưu ý: Nội dung chuyển khoản phải ghi rõ: "Mã đơn vị [Mã số] đóng BHXH tháng [Tháng/Năm]".

Các nghĩa vụ hộ kinh doanh phải tuân thủ năm 2026

Đăng ký xong chưa phải là hết. Để duy trì tình trạng pháp lý "sạch", chủ hộ cần làm các việc sau hàng tháng/quý:

Kê khai và Báo tăng – Báo giảm lao động

• Báo tăng: Khi tuyển nhân viên mới, phải báo tăng trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký HĐLĐ.

• Báo giảm: Khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày... phải làm thủ tục báo giảm để dừng đóng tiền.

• Rủi ro: Quên báo giảm sẽ vẫn bị tính tiền đóng BHXH cho nhân viên đã nghỉ. Quên báo tăng sẽ bị truy thu và phạt.

Đóng BHXH đúng hạn

Tiền bảo hiểm phải được nộp trước ngày cuối cùng của tháng.

Lưu trữ hồ sơ

Phải lưu trữ hồ sơ lao động (HĐLĐ, bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ nhân sự) tại cơ sở kinh doanh để xuất trình khi có đoàn thanh tra liên ngành (Thuế - BHXH - Lao động).

Mức phạt khi không tham gia hoặc chậm đóng BHXH bắt buộc

Xử phạt vi phạm hành chính

Căn cứ theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP của Chính phủ (quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng), các hành vi vi phạm về đóng BHXH sẽ bị xử lý mạnh tay. Tùy vào tính chất của hành vi là "chậm đóng" hay "trốn đóng", mức phạt sẽ khác nhau:

• Đối với hành vi chậm đóng: Nếu đơn vị sử dụng lao động chậm đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm y tế (BHYT), họ sẽ bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định mức trần cho khoản phạt này là không quá 75 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân.

• Đối với hành vi trốn đóng (nghiêm trọng hơn): Trốn đóng là hành vi cố ý không kê khai hoặc kê khai không trung thực để không phải đóng BHXH. Nếu hành vi này chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người sử dụng lao động là cá nhân/hộ kinh doanh sẽ phải đối mặt với khung hình phạt "cứng" từ 50 triệu đồng đến 75 triệu đồng.

(Lưu ý quan trọng: Các mức phạt tiền nêu trên là áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức hoặc doanh nghiệp vi phạm, mức phạt tiền sẽ bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân).

Gánh nặng tài chính "ẩn"

Bên cạnh việc phải nộp đủ số tiền gốc BHXH còn thiếu và nộp phạt hành chính, đơn vị vi phạm còn phải chịu một khoản chi phí tài chính rất lớn khác, đó là tiền lãi chậm đóng. Đây là khoản tiền thường bị các chủ đơn vị coi nhẹ lúc đầu nhưng lại gây ra hậu quả nặng nề về sau.

Cơ quan BHXH sẽ tính lãi đối với số tiền chậm đóng, trốn đóng. Mức lãi suất này không hề thấp:

• Mức lãi suất thường được tính bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng.

• Con số này thường dao động trong khoảng 0.03% - 0.04% mỗi ngày.

Thoạt nhìn con số phần trăm theo ngày có vẻ nhỏ, nhưng đây là lãi suất tính trên tổng số tiền nợ (vốn đã rất lớn nếu nợ nhiều người lao động). Khi cộng dồn qua nhiều tháng, nhiều năm, số tiền lãi này sẽ tăng lên theo cấp số nhân theo nguyên tắc "lãi mẹ đẻ lãi con", tạo ra áp lực tài chính khổng lồ cho doanh nghiệp.

Rủi ro pháp lý cao nhất

Cần đặc biệt lưu ý rằng, các mức phạt hành chính nêu trên chỉ áp dụng cho các trường hợp vi phạm ở mức độ chưa nghiêm trọng.

Nếu hành vi trốn đóng BHXH có tính chất gian dối, dùng thủ đoạn tinh vi, hoặc trốn đóng với số tiền lớn/cho nhiều người lao động (theo quy định của Bộ luật Hình sự), người sử dụng lao động có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Hậu quả lúc này không chỉ là tiền phạt mà còn có thể là án tù đối với người chịu trách nhiệm chính.

Việc tuân thủ đóng BHXH đúng và đủ là cách tốt nhất để doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh xa các rủi ro pháp lý và gánh nặng nợ nần không đáng có.

Giải pháp cho hộ kinh doanh để tuân thủ BHXH hiệu quả

Với quy mô nhân sự mỏng (thường chỉ 3-10 người), việc duy trì một nhân viên chuyên trách về BHXH là lãng phí. Vậy giải pháp nào tối ưu?

Tự làm thủ công

• Ưu điểm: Không tốn chi phí dịch vụ.

• Nhược điểm: Tốn thời gian tìm hiểu luật, dễ sai sót do không cập nhật kịp thay đổi, rủi ro bị phạt cao.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

• Ưu điểm: Nhanh hơn làm tay, có cảnh báo lỗi.

• Nhược điểm: Vẫn cần người có kiến thức để vận hành phần mềm, vẫn tốn phí mua phần mềm hàng năm.

Thuê đơn vị dịch vụ Kế toán – BHXH (Outsourcing)

Đây là xu hướng phổ biến nhất hiện nay.

• Ưu điểm: Chi phí thấp (chỉ từ vài trăm nghìn/tháng), được đội ngũ chuyên gia lo trọn gói từ A-Z, chủ hộ không cần bận tâm về thủ tục.

• Nhược điểm: Cần chọn đơn vị uy tín để bảo mật thông tin.

Dịch vụ BHXH – Kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh của TAF

Trước những thay đổi lớn của chính sách BHXH từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh lo lắng về mức đóng, thủ tục và nguy cơ truy thu. TAF mang đến giải pháp dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế, thành lập doanh nghiệp trọn gói và các dịch vụ khác – chuyên nghiệp – đúng luật, giúp bạn tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ vững chắc.

Tại sao hộ kinh doanh nên chọn TAF?

TAF không chỉ xử lý thủ tục giấy tờ, còn là đơn vị tư vấn quản trị giúp hộ kinh doanh cân đối chi phí Thuế & BHXH hợp lý, tối ưu mức đóng theo đúng quy định, duy trì dòng tiền ổn định để kinh doanh bền vững. Mục tiêu của chúng tôi: Giảm rủi ro – Tối ưu chi phí – Tăng sự an tâm khi vận hành.

Quy trình TAF hỗ trợ

1. Khảo sát: Xem xét tình hình nhân sự, bảng lương hiện tại của HKD.

2. Tư vấn: Đưa ra phương án mức đóng tối ưu, soạn thảo Hợp đồng lao động chuẩn luật.

3. Thực hiện: Đăng ký mã đơn vị, báo tăng/giảm, làm hồ sơ ốm đau thai sản, chốt sổ BHXH.

4. Hậu mãi: Đại diện HKD làm việc, giải trình với cơ quan BHXH khi có yêu cầu.

Cam kết & lợi ích vàng

TAF cam kết mang đến chất lượng dịch vụ chính xác tuyệt đối. Mọi sai sót phát sinh từ phía chúng tôi đều được đền bù minh bạch, giúp hộ kinh doanh hoàn toàn yên tâm trong quá trình sử dụng dịch vụ. Bên cạnh đó, gói dịch vụ trọn gói của TAF giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí. Quan trọng hơn, bạn có thể tập trung hoàn toàn vào hoạt động bán hàng và phát triển kinh doanh, bởi mọi thủ tục, hồ sơ và làm việc với cơ quan BHXH đều được TAF xử lý trọn vẹn.

Việc chậm chuẩn bị có thể kéo theo nhiều rủi ro như truy thu, xử phạt hay gián đoạn hoạt động. Chủ động nắm bắt thông tin và thực hiện đúng từ bây giờ chính là giải pháp giúp hộ kinh doanh vận hành an toàn, bền vững và tránh những chi phí phát sinh không đáng có trong tương lai.

👉 ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ – NHẬN PHÂN TÍCH CỤ THỂ CHO HỘ KINH DOANH CỦA BẠN!

Hãy để lại thông tin, chuyên viên TAF sẽ liên hệ và tư vấn chi tiết trong vòng 24 giờ. Sự chủ động hôm nay sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh của bạn.

TAF – Chuyên gia Pháp lý & Kế toán tin cậy của Hộ kinh doanh.