Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua

Theo Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

-  Định dạng hoá đơn điện tử bao gồm hai thành phần đó là thành phần chứa dũ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

- Đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.

Theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định: Hoá đơn trên điện tử có chứa các nội dung sau:

•    Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

•    Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

•    Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hoá, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT trong trường hợp là hoá đơn GTGT;

•    Tổng số tiền phải thanh toán

•    Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

•    Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

•    Thời điểm lập hoá đơn điện tử.

Theo Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

•    Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hoá đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hay người được uỷ quyền.

•    Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thoả thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hoá đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hoá đơn.

Kết luận:

Trên hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, còn người mua thì không nhất thiết phải có; nhưng phải có đầy đủ thông tin về Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. Nếu người mua đáp ứng đủ điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử và có thoả thuận với bên bán thì người mua phải ký điện tử trên hoá đơn.

Theo Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc chuyển hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau:

•    Hoá đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

•    Việc chuyển đổi hoá đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng về nội dung của hoá đơn điện tử với chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi.

•    Hoá đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữa để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Theo Khoản 5 điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC:

•    Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác, nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì chỉ cần sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu. Nếu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, thì khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

•    Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu.

Theo Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/07/2018 của Tổng cục thuế quy định:

“Về tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hoá đơn điện tử, Bộ Tài chính đã có công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính, theo đó trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Theo Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

•    Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

•    Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

•    In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sẽ được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.